Documentație de atribuire în vederea atribuirii unui contract de Închiriere a unui spațiu necesar derulării activității aferente Cererii de finanțare ”Sprijin pentru funcționarea GAL în vederea implementării Strategiei de Dezvoltare Locală Codlea 2024-2029” ID Smys 321166 – ASOCIAȚIA GRUP DE ACȚIUNE LOCALĂ CODLEA – Nr. 46/26.09.2024
I.INFORMAŢII GENERALE
1.1 Autoritatea contractantă
Denumire: Asociația Grup de Acțiune Locala Codlea
Reprezentant legal: Florin ILIE – președinte
Adresa: Str. Lungă, nr. 112-114, Municipiul Codlea, Județul Brasov, cod fiscal (CIF 38410890).
Email: galcodlea@gmail.com
Telefon: 0723151949
Persoana de contact: Florin ILIE
1.2 Beneficiar
Denumire: Asociația Grup de Acțiune Locala Codlea, spațiul fiind necesar derulării activității aferente Cererii de finanțare ”Sprijin pentru funcționarea GAL în vederea implementării Strategiei de Dezvoltare Locală Codlea 2024-2029” ID Smys 321166
1.3 Forma de achiziție aleasă
Selecție de oferte, procedură reglementată prin Procedura operațională pentru încheierea contractelor de închiriere a unui spațiu necesare desfășurării activității echipei de proiect din cadrul Cererii de finanțare cu codul Smys 321166, cu titlul proiectului ”Sprijin pentru funcționarea GAL în vederea implementării Strategiei de Dezvoltare Locală Codlea 2024-2029” ID Smys 321166 (elaborată în conformitate cu legislație primară – art. 29 alin. (1), pct. a) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare; legislație secundară – Normele metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice aprobate prin H.G. nr. 395/2016, cu modificările și completările ulterioare;)
Comisia de evaluare, desemnată de Asociația GAL Codlea, va organiza și conduce procedura pentru atribuirea contractului de închiriere spațiu, aplicând criteriul PREȚUL CEL MAI MIC.
1.4 Calendarul procedurii pentru închiriere spațiului
| ACȚIUNI |
TERMENE |
LOCAŢIA |
| Lansarea procedurii (publicarea anunțului) |
26.09.2024 ora 19:00 |
https://2018-2023.galcodlea.ro/ |
| Termen limită de solicitare a clarificărilor la autoritatea contractantă |
30.09.2024 ora 10:00 |
Sediul Asociației GAL Codlea /email galcodlea@gmail.com |
| Termen limită de transmitere a clarificărilor de către autoritatea contractantă |
30.09.2024 ora 12:00 |
Sediul Asociației GAL Codlea /email galcodlea@gmail.com |
| Termen limită de depunere a ofertelor |
01.10.2024 ora 13:00 |
Sediul Asociației GAL Codlea |
| Data ședinței de deschidere a ofertelor |
01.10.2024 ora 13:00 |
Sediul Asociației GAL Codlea |
| Verificarea conformității între starea declarată (conform documentelor conținute în ofertă) și cea reală a spațiului prin vizionare la fata locului. |
01.10.2024 ora 15:00 |
Adresa de vizitare a spațiilor prezentate în oferte |
| Data finalizării evaluării ofertelor |
02.10.2024 |
Sediul Asociației GAL Codlea |
| Informarea ofertanților cu privire la rezultatul procedurii de atribuire |
02.10.2024 |
Sediul Asociației GAL Codlea/email/telefonic |
| Depunere Contestații |
03.10.2024 ora 12:00 |
Sediul Asociației GAL Codlea |
| Termen soluționare contestații |
03.10.2024 ora 17:00 |
Sediul Asociației GAL Codlea |
| Semnarea contractului |
04.10.2024 |
Sediul Asociației GAL Codlea |
| Termen previzionat maxim pentru predarea spațiului către chiriaș |
07.10.2024 |
|
Pot să participe la ședința de deschidere a ofertelor pe lângă comisia de evaluare și reprezentanții împuterniciți ai ofertanților care au depus oferte pentru contractul respectiv.
Atenție! Orice ofertă primită după data și ora limită de depunere a ofertelor sau la altă adresă decât cea stabilită în Anunțul pentru închiriere și în prezenta documentație va fi respinsă.
În cazul în care este depusă o singură ofertă și aceea este conformă, toate termenele ulterioare se modifică și semnarea contractului se poate face a doua zi declarării câștigătorului.
1.5 Obiectul și valoarea estimată a contractului
Obiectul contractului, care se va încheia între Asociația GAL Codlea și ofertantul, desemnat câștigător, îl reprezintă închirierea unui spațiu de aproximativ 70 mp (spațiu într-o singură clădire/clădire existentă și teren aferent) necesară pentru îndeplinirea în bune condiții a activităților aferente Cererii de finanțare ”Sprijin pentru funcționarea GAL în vederea implementării Strategiei de Dezvoltare Locală Codlea 2024-2029” ID Smys 321166.
Imobilul/ spațiile din imobil, cu suprafața de minim 60 mp – maxim 80 mp, trebuie să asigure funcționalitatea pentru desfășurarea activității Gal Codlea.
Vor fi necesare: ( Compartimentare spațiu)
- 1 spațiu cu destinație posibilă birou de aprox. 12 mp;
- 1 spațiu cu destinație posibilă de sală ședințe de aprox. 25 mp;
- Spațiu cu destinație sală de mese de aprox. 7 mp;
- Grup sanitar (bărbați/femei) cu suprafața totală de aprox. 4 mp (spațiul va fi adaptat accesului și manevrării a persoanelor cu dizabilități);
- Spații comune – holuri acces, spațiu depozitare arhivă/ consumabile, balcon/terasă, de min. 12 mp;
1.6 Valoarea estimată
Valoarea estimată a chiriei este de max. 75 lei fără TVA/mp/lună. Valoarea maximă estimată fiind de 4,900.00 lei/lună fără TVA.
Prețul este ferm fără posibilitatea de modificare pentru perioada contractuală de 60 de luni.
Spațiul ce face obiectul închirierii trebuie să fie în stare foarte bună; cu instalații tehnice, utilități, necesare desfășurării în condiții corespunzătoare a activității Gal Codlea. Ofertantul va asigura mentenanța spațiului pe care îl va propune spre închiriere, inclusiv asigurarea serviciilor de reparare și întreținere a clădirii și a spațiilor închiriate, a echipamentelor și instalațiilor din dotare.
1.7 Durata estimată a contractului
Durata contractului: din data de 4 octombrie 2024 până la data de 30 septembrie 2029 – pentru o perioada de 60 luni.
1.8 Sursa de finanțare a proiectului
Program finanțat din fonduri comunitare, cheltuială decontată 100% prin PoIDS.
2. CAIET DE SARCINI
2.1 Reguli generale:
Procedura de atribuire a contractului de închiriere a unui spațiu, este descrisa în prezenta documentație, si este elaborată în conformitate cu PROCEDURA OPERAŢIONALĂ care stabilește cadrul organizatoric și metodologia de organizare și desfășurare a procedurii pentru închiriere, pe baza criteriului cel mai mic preț.
Orice persoană fizică sau juridică proprietară a unui spațiu care îndeplinește cerințele enunțate în documentația de atribuire, are dreptul să depună oferta de închiriere în condițiile prezentei documentații.
2.2 Cerințele de calificare
Atenție:
– În cazul persoanelor juridice, fiecare document va fi semnat de reprezentantul legal al firmei. În cazul în care acestea sunt semnate de o altă persoană, aceasta va prezenta o împuternicire.
– Documentele emise în altă limbă decât română trebuie să fie însoțite de traducerea autorizată în limba română.
| |
Cerințe de calificare: |
Documente care să susțină cerința : |
| Documente de eligibilitate si calificare |
Dreptul de proprietate/folosință asupra spațiului |
Ofertantul trebuie să prezinte următoarele documente:
A) pentru persoane fizice:
1) actul juridic prin care se face dovada titlului de proprietate sau folosință/extrasul de carte funciară de informare (nu mai vechi de 10 zile) din care să reiese că imobilul oferit spre închiriere este întabulat în favoarea proprietarului ofertant, valabil la data deschiderii ofertelor, în original, sau declarație pe propria răspundere că imobilul va fi întabulat până la darea în folosință a spațiilor, autentificată de un notar public, în original;
2) propunere tehnico-financiară (va include un plan de amplasament/schiță spațiu)
3) actul de identitate cu mențiunea „conform cu originalul”
B) pentru persoane juridice
1) actul juridic prin care se face dovada titlului de proprietate sau folosință/extrasul de carte funciară de informare (nu mai vechi de 10 zile) din care să reiese că imobilul oferit spre închiriere este întabulat în favoarea proprietarului ofertant, valabil la data deschiderii ofertelor, în original, sau declarație pe propria răspundere că imobilul va fi întabulat până la darea în folosință a spațiilor, autentificată de un notar public, în original;
2) propunere tehnico-financiară (va include un plan de amplasament/schiță spațiu)
3) certificat constatator eliberat de Oficiul Registrului Comerțului, formă extinsă, în original, care să prezinte la zi starea persoanei juridice (nu mai vechi de 30 zile).
4) certificatul de înregistrare al firmei și/sau actul juridic în baza căruia s-a dobândit personalitatea juridică, în copie lizibilă.
5) Declarație privind conflictul de interese art. 14 si 15 OUG 66/2011 |
| Lipsa oricărui document privind eligibilitatea si calificarea poate conduce la respingerea ofertei, în cazul în care Solicitările de clarificări transmise către operatorii economici, nu au un răspuns concludent. |
2.3 CERINTELE DE CONFORMITATE
Elemente componente minime obligatorii pentru spațiul închiriat
- Se solicită ca spațiul să fie amplasat în Municipiul Codlea.
- Starea tehnică a spațiului să fie foarte bună, atât la interior, cât și la exterior;
- Să asigure condiții corespunzătoare necesare amenajării spațiilor solicitate în prezentul caiet de sarcini;
- Suprafața utilă totală, solicitată de autoritatea contractantă prin prezentul caiet de sarcini, necesară desfășurării activității GAL Codlea, este de aproximativ 70 mp (suprafața de minim 60 mp – maxim 80 mp) – pretabilă organizării de birouri, cu spații de lucru pentru minim 4 de persoane. În vederea îndeplinirii acestei cerințe, pentru fiecare spațiu în parte în cadrul planului de amplasament/schiței anexate propunerii tehnico financiare.
- Spațiul să permită, în limita spațiului disponibil, instalarea în exterior/interior a însemnelor asociației sau a altor elemente de publicitate care au legătură cu specificul și reprezentativitatea asociației;
- Va fi accesibil pentru persoane cu dizabilități locomotorii, fiind situat la parter sau fiind dotat cu rampe și/sau, după caz, sisteme electronice ori automatizate de acces, elevatoare sau lifturi.
- Anexate ofertei se vor prezenta fotografii ale spațiului de închiriat, din exterior și interior, aferente spațiilor propuse spre închiriere și/sau orice alte documente relevante pentru susținerea celor prezentate în ofertă.
- Compartimentare spațiu:
- 1 spațiu cu destinație posibilă birou de aprox. 12 mp;
- 1 spațiu cu destinație posibilă de sală ședințe de aprox. 25 mp;
- Spațiu cu destinație sală de mese de aprox. 7 mp;
- Grup sanitar (bărbați/femei) cu suprafața totală de aprox. 4 mp (spațiul va fi adaptat accesului și manevrării a persoanelor cu dizabilități);
- Spații comune – holuri acces și spațiu depozitare arhivă/ consumabile de aprox. 12 mp.
- Calculul de mai sus este cu titlu informativ, reprezentând o variantă minimală de compartimentare pentru o suprafață de aproximativ 70 mp (minim 60 mp – maxim 80 mp). Ofertantul poate prezenta propria variantă de compartimentare, cu respectarea cerințelor din Caietul de sarcini, care să conțină suprafața utilă defalcată pentru fiecare dintre spațiile compartimentate sau ce urmează a fi compartimentate (schița cu suprafețele în mp);
- Spațiul să dețină, în perfectă stare de funcționare, toate dotările tehnice și sanitare dupa cum urmeaza: Spațiul să fie racordat la rețea alimentare cu apă, cu contorizare separată, în cazul în care în spațiul își desfășoară activitatea și alți chiriași; Spațiul să fie racordat la rețeaua de alimentare cu energie electrică, cu contorizare separată/paușal, în cazul în care în spațiu își desfășoară activitatea și alți chiriași; Sistem de încălzire Sistem de iluminat
- Finisaje/ amenajări interioare:
La data transmiterii ofertei sau cel târziu, până la data predării în folosință, spațiul ce urmează a fi închiriat va fi complet dotat cu următoarele:
- în spațiile cu destinație birouri – parchet/ mochetă sau variante propuse de ofertant;
- în spațiile de circulație – gresie de trafic intens sau parchet de trafic intens sau variante propuse de ofertant;
- în grupurile sanitare – faianță, gresie;
- ferestre cu sticla sistem de tip termopan cu posibilitate de deschidere;
- iluminat natural pentru fiecare spațiu;
- zugrăveli pe pereți și tavane;
- corpuri de iluminat montate în toate spațiile;
- lift/platformă pentru persoane cu dizabilități, acolo unde este cazul;
2.4. CRITERIILE DE SELECTIE
Evaluarea ofertelor se va face prin aplicarea criteriului de atribuire „prețul cel mai mic”.
EVALUAREA OFERTEI TEHNICE – Lipsa oricărui document privind eligibilitatea sau de calificare poate conduce la declararea ca inacceptabilă a ofertei și implicit respingerea acesteia, automat, fără a mai trece într-o altă faza de evaluare.
Cerințele de conformitate conțin:
- Elemente componente minime obligatorii pentru spațiul închiriat
- Caracteristici tehnice și funcționale specifice locației Verificarea conformității între starea declarată (conform documentelor conținute în ofertă) și cea reală a spațiului se va face prin vizionare la fața locului.
EVALUAREA OFERTEI GLOBALE
Ofertele declarate admisibile din punct de vedere tehnic vor fi evaluate pe baza criteriului PRETUL CEL MAI MIC.
DESEMNAREA OFERTEI CÂŞTIGĂTOARE
După verificarea conformității între starea declarată (conform documentelor conținute în ofertă) și cea reală a spațiului, prin vizionarea tuturor spațiilor la fața locului, ofertantul cu cea mai avantajoasă ofertă va fi desemnat câștigătorul procedurii.
INFORMARE OFERTANŢI
Asociația GAL Codlea va informa ofertanții cu privire la rezultatul aplicării procedurii de atribuire a contractului de închiriere în scris către fiecare ofertant.
2.5 ATRIBUIREA ȘI SEMNAREA CONTRACTULUI
Asociația GAL Codlea își rezervă dreptul de a accepta sau respinge orice ofertă și/sau să anuleze întreaga procedură de atribuire.
(1) Autoritatea contractantă are obligația de a anula procedura de atribuire a contractului de achiziție publică/acordului cadru în următoarele cazuri:
- a) nici unul dintre ofertanți nu a îndeplinit condițiile de calificare prevăzute în caietul de sarcini; b) nu a fost depusă nicio ofertă sau au fost prezentate numai oferte necorespunzătoare, respectiv oferte inacceptabile care:
– sunt depuse după data limită de depunere a ofertelor sau la o altă adresă decât cele stabilite în anunțul de participare;
– nu au fost elaborate și prezentate în concordanță cu cerințele din caietul de sarcini;
– conțin propuneri referitoare la clauzele contractuale, propuneri care sunt, în mod evident, dezavantajoase pentru autoritatea contractantă;
c)factori obiectivi sau circumstanțe excepționale afectează procedura pentru atribuirea contractului și/ sau este imposibilă încheierea contractului;
(2) Oferta admisibilă este oferta care nu este inacceptabilă sau neconformă.
(3) Oferta este considerată inacceptabilă dacă nu îndeplinește condițiile de formă aferente elaborării și prezentării acesteia, precum și cerințele de eligibilitate și de calificare prevăzute în documentele achiziției.
Publicarea unui anunț de închiriere nu constituie o obligație a Asociației GAL Codlea de a încheia contractul.
2.6 PREDAREA ÎN FOLOSINŢĂ A SPAŢIULUI ÎNCHIRIAT
Eventualele recompartimentări într-un spațiu deschis și bine definit, acolo unde este cazul și agreate de comun acord, în scris, la data semnării contractului, se vor realiza pe cheltuiala proprietarului.
2.7. PLATI
Locatorul va emite factura de chirie pentru luna anterioară, în primele 5 zile lucrătoare ale lunii următoare, iar plata se va face de către locatar, prin ordin de plată, în contul bancar al locatorului conform prevederilor contractuale, în maxim 30 de zile calendaristice de la data înregistrării facturii/ solicitării de plată.
Atenție! Pe întreaga perioadă a contractului de închiriere prețul chiriei totale lunare nu va putea fi majorat sau indexat.
Anexa la prezenta documentație – Declarație pe proprie răspundere privind conflictul de interese
DECLARAȚIE
privind neîncadrarea în situațiile de conflict de interese, conform Ordonanței de urgență a Guvernului României nr. 66/2011
Subsemnatul …………………………,reprezentant legal al …………………………………., în calitate de ofertant la procedura de achiziție pentru atribuirea contractului ce are ca obiect închirierea unui spațiu necesar derulării activității aferente Cererii de finanțare ”Sprijin pentru funcționarea GAL în vederea implementării Strategiei de Dezvoltare Locală Codlea 2024-2029” ID Smys 321166, organizată de ASOCIATIA GRUP DE ACTIUNE LOCALA CODLEA (GAL CODLEA), declar pe proprie răspundere că societatea …………………………… și angajații săi nu se află în situația de conflict de interese, așa cum este acesta definit la art. 14 si 15 din Ordonanța de urgență a Guvernului României nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea și sancționarea neregulilor apărute în obținerea și utilizarea fondurilor europene și/sau a fondurilor publice naționale aferente acestora.
Subsemnatul declar că informațiile furnizate sunt complete și corecte în fiecare detaliu și înțeleg că achizitorul are dreptul de a solicita, în scopul verificării și confirmării declarațiilor, orice documente doveditoare de care dispun.
Înțeleg că în cazul în care această declarație nu este conformă cu realitatea sunt pasibil de încălcarea prevederilor legislației penale privind falsul în declarații.
Data completării: ………
Operator economic
………………..
Administrator
………………..
(semnătura autorizată)